Документы за всю свою жизнь проходят несколько этапов. Самый первый и важный этап — это интенсивная работа по их подготовке, созданию и согласованию. Затем документы приобретают соответствующую юридическую силу и вводятся в документооборот, т.е. исполняются.

Специалист по документообороту занимается написанием писем, ходатайств, докладных записок, приказов, а также ведением всей входящей и исходящей документации. Можно выделить следующие основные группы документов, с которыми ведёт работу данное направление:

  • организационные  (устав, структура и численность и др.);
  • распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения и др.);
  • информационно-справочные (докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

Основной целью  направления является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Задачи, стоящие перед службой документационного обеспечения, заключаются в следующем:

  1. Документирование (составление, оформление и изготовление документов).
  2. Организация работы с документами (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
  3. Систематизация архива документов.

Документоведение – это целая наука, предметом изучения которой является классификация документов, способы организации документооборота, построение систем документирования. Документоведение занимается всеми видами, жанрами и формами документов, а также всеми системами и подсистемами документации. От того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Татьяна Близнец

  • img
  • img